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FinScan Hosted

FinScan 4100 Hosted est une solution SaaS de comparaison avec les listes de sanctions et de PEP¹. Elle assure toute la protection et le contrôle d’une solution complète sous licence sans le coût et l’infrastructure nécessaires pour la mise en place et la maintenance d’une solution interne. Elle dispose d’un panel de capacités complet vous permettant de gagner du temps et d’économiser vos efforts afin de répondre aux exigences réglementaires en termes de conformité et de diligence raisonnable – de la mise à jour des matching avec les listes de sanctions, à la production et la tenue de pistes d’audit et de reporting détaillés. Sa facilité d’implémentation et d’utilisation permet d’optimiser vos performances en matière de conformité tout en minimisant l’impact sur les ressources informatiques, la dotation en personnel et les coûts indirects.

Nouvelles fonctionnalités disponibles dans FinScan 4100

Désormais disponible sur la plate-forme d’entreprise Synchronos®

  • Une souplesse d’utilisation et des capacités optimisées qui permettent de répondre aux besoins et aux exigences de votre entreprise en matière de gestion et de mise en conformité à partir d’une seule et même plate-forme
  • La possibilité d’accéder à notre outil de pointe en termes de MDM² : améliore la qualité des données référentielles et permet d’optimiser leur exactitude et de minimiser ainsi les faux positifs et les faux négatifs

Interface utilisateur plus intuitive

  • Un environnement HTML riche et sécurisé prenant en charge Microsoft® Internet Explorer® et Google Chrome™
  • Un menu de démarrage du style Microsoft Windows®
  • La fonctionnalité « multi-tâches » qui permet à l’utilisateur d’accéder à plusieurs fenêtres simultanément
  • La possibilité d’afficher plus ou moins de champs sur votre écran de contrôle
  • La configuration des champs

Gestion plus efficace du workflow

  • Un résumé de toutes les correspondances associées, classées par ordre d’importance (comme le nom ou la date de naissance) ainsi qu’un code couleurs représentant le degré de pertinence des correspondances
  • La fonction favoris pour les requêtes les plus fréquentes et les rapports les plus souvent consultés
  • La fonction QuickClear permettant aux utilisateurs de désigner en un seul clic le statut de chaque paire
  • La possibilité d’affecter certains hits à différents examinateurs
  • La fonction filtre pour n’afficher que les correspondances qui répondent aux critères préalablement définis par l’utilisateur comme, par exemple, le type de statut

Amélioration des performances

  • L’amélioration de la vitesse de traitement
  • La rapidité de l’analyse syntaxique et du moteur de comparaison – jusqu’à cinq fois plus rapide

Optimisation de la génération de rapports

  • La possibilité de créer des rapports customisés en utilisant n’importe quelle donnée du modèle de base de données élargie de FinScan
  • La possibilité d’illustrer les rapports avec un ou plusieurs logos de société ou de produit

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Entièrement adaptable à vos besoins de comparaison FinScan 4100 Hosted est facile à déployer et à utiliser et s’adapte à vos besoins, qu’il s’agisse de vérifier une base de données d’entreprise contenant des millions de dossiers, d’effectuer une comparaison ad hoc d’un fichier contenant des milliers de noms ou de réaliser une recherche sur un seul dossier. Pour répondre aux besoins de conformité de toutes vos applications, vous pouvez choisir les options suivantes de déploiement :

  1. Hébergement de votre base de données dans notre centre de données sécurisé et certifié SSAE 16/ISO 27001; nous effectuerons la comparaison de vos dossiers selon un calendrier que vous aurez défini, comprenant également les comparaisons ad hoc, conformément à vos instructions
  2. Téléchargement de votre fichier de données codé sur notre site sécurisé FTP à la fréquence que vous souhaitez; nous vous fournirons rapidement les « matching » pour que vous puissiez les analyser
  3. Utilisation de notre outil de transactions en ligne pour vérifier des dossiers particuliers et recevoir immédiatement les résultats

Nous comparons à votre manière
Par ailleurs, nous n’avez pas à adapter vos objectifs de conformité à la structure de notre solution. FinScan 4100 Hosted effectue vos comparaisons avec les listes de sanctions et PEP en s’adaptant à vos besoins. Vous spécifiez les règles et paramètres de comparaison en suivant nos best practices en termes de processus de comparaison. Vous définissez le calendrier de traitement. Vous déterminez les exigences et les renseignements utilisés pour l’examen et la résolution des correspondances suspectes. Vous conservez le contrôle de l’outil.

De plus, si vous souhaitez changer une règle de traitement pour voir comment elle affecte les résultats ou si vous voulez effectuer une comparaison non planifiée suite à la mise à jour d’une liste de sanctions, cela ne pose aucun problème. Vous ne devez pas demander un ajustement ou une exception au service informatique. Vous ne devez pas planifier de nouvelles interventions informatiques internes complexes. Vous nous indiquez comment vous voulez que votre traitement soit exécuté et nous le ferons à votre manière.

Les services et capacités de traitement avancé FinScan

Comme toutes les solutions FinScan, FinScan 4100 Hosted propose une série de fonctionnalités, procédures et services de traitement uniques qui améliorent les performances relatives aux activités de conformité et vos efforts en interne, notamment :

Un système de comparaison sophistiqué, « intelligent »
Le système de comparaison « intelligent » de FinScan repose sur près de 40 ans d’expertise en gestion des données clients et surpasse la précision d’autres systèmes, moins avancés. Il permet d’identifier des « hits » en dépit des fautes d’orthographe, des informations incomplètes, des surnoms, des initiales et d’autres anomalies, produisant ainsi des résultats encore plus précis.

Compatible avec toutes les listes de sanctions et de PEP
Vous pouvez utiliser FinScan 4100 Hosted pour comparer vos dossiers clients avec toutes les listes des États-Unis, d’Europe, de sanctions ou de suspects internationaux, notamment les listes de l’OFAC SDN³, HM Treasury et FinCEN4, ainsi qu’avec toutes les listes propres à l’entreprise ou au secteur concerné. Il intègre également toutes les listes et bases de données de PEP publiques et commerciales.

Statuts et motifs – Vous avez le contrôle
FinScan permet à votre organisation de gérer totalement les listes déroulantes des « statuts » et « motifs » disponibles pour les contrôleurs et de déterminer les utilisateurs qui y auront accès en les sélectionnant un par un. Ce niveau de contrôle améliore considérablement le processus de vérification, et ainsi la qualité des fonctions de recherche, escalade et classification.

De plus, les règles de modifications configurables dans FinScan permettent aux utilisateurs de déterminer à quel moment les détections potentielles précédemment classées comme « sûres » doivent être réexaminées suite à d’importantes modifications sur les données des clients ou les listes de conformité. Grâce au compte-rendu complet de ces changements, disponible dans FinScan, il est facile de voir en un coup d’œil si une modification est importante ou non et de prendre une décision en conséquence.

Gestion complète des listes pour maximiser les vraies correspondances tout en minimisant les faux positifs
L’objectif principal de toute solution de vérification par rapport aux listes de sanctions est d’éviter les faux négatifs (vraies correspondances qui ne sont pas signalées) tout en minimisant les faux positifs (détections potentielles, nécessitant un examen et une résolution coûteuses, et qui s’avèrent finalement fausses).

FinScan Hosted permet d’atteindre cet objectif en préparant soigneusement les listes de sanctions avant la comparaison. Plutôt que d’utiliser simplement les données des listes produites par l’organisme réglementaire (comme le font la plupart des solutions de vérification de listes de sanctions), le processus de vérification de FinScan consiste en trois étapes, incluant :

  1. L’épuration, l’analyse syntaxique et la standardisation des listes de sanctions
    Un des facteurs essentiels pour parvenir à des résultats précis lors de la comparaison avec les listes de sanctions est de s’assurer que des éléments comportant des données similaires sont comparés les uns aux autres. Cependant, les données des listes fournies par les gouvernements sont généralement de qualité médiocre : elles comprennent différents formats et les noms et adresses se trouvent souvent en dehors des champs concernés. Afin de renforcer la performance et l’efficacité du processus de comparaison, FinScan Hosted épure, analyse la syntaxe et reformate rigoureusement les données des listes de sanctions afin de standardiser et d’harmoniser les dossiers avant de lancer le traitement.

  2. La compilation des noms multiples et alias
    Lors du processus d’épuration et d’analyse syntaxique des données, FinScan identifie les éléments de « noms » dans un dossier, notamment les alias, surnoms et noms multiples, contenus dans le champ concerné, et les éléments de noms contenus dans d’autres champs de données. FinScan crée ensuite des dossiers supplémentaires sur la base de ces variations de noms et les inclut dans le processus de comparaison. Tout dossier compilé est relié à son dossier d’origine, de manière à ce que chaque nouvelle détection permette automatiquement l’identification du dossier source par rapport à la liste de sanction. La comparaison avec ces noms « cachés » dans les dossiers est une étape essentielle pour la prévention des faux négatifs éventuels qui exposent votre organisation à la non-conformité.

    Certains alias, différents des surnoms ordinaires, sont de mauvaise qualité et impossibles à utiliser à des fins d’identification. Cependant, ils sont inclus dans les bases de données à haut risque et peuvent entraîner des faux positifs et demander du temps supplémentaire pour la correction. L’outil Low Quality Alias Key de FinScan permet d’économiser du temps et des efforts en identifiant ces alias afin de les exclure du processus de vérification et que les examinateurs les ignorent lors de la recherche de correspondances suspectes.

  3. La comparaison intelligente, ajustable
    Les listes de sanctions soigneusement préparées sont ensuite comparées à votre liste de clients par le biais du moteur de comparaison sophistiqué de FinScan, capable d’identifier des correspondances malgré des anomalies, tels que les fautes d’orthographe, les incomplétudes, les surnoms, les acronymes et les initiales. Les critères de correspondance et le niveau de détail sont totalement ajustables aux besoins de conformité de votre organisation.

Ce processus unique en trois étapes permet un résultat d’une précision inégalée. Votre organisation est, non seulement protégée contre des sanctions éventuelles et une publicité négative consécutive à une non-conformité, mais votre temps et les dépenses nécessaires à l’examen des faux positifs sont également minimisés.

Numérisation des pièces d’identités
Les scans sont maintenant intégrés dans FinScan afin d’importer les informations des documents d’identité tels que les permis de conduire et les passeports directement dans FinScan.

Sécurité des données de bout en bout
FinScan 4100 Hosted vous garantit la sécurité des données clients sensibles et des informations d’authentification :

  • L’authentification de l’identité de l’utilisateur est nécessaire à chaque transaction
  • Toutes les données transférées entre FinScan et vos applications sont codées avant qu’elles n’atteignent le réseau
  • Notre site FTP est intégralement sécurisé
  • Les bases de données et les traitements effectués sont hébergés au sein de notre site sécurisé et certifié SSAE 16/ISO 27001

Une solution complète qui améliore l’efficacité et la productivité de vos activités de mise en conformité

De plus, afin d’épargner à votre société et à vous-même, le temps et les frais liés aux opérations et à la gestion de la conformité, la solution de conformité intégrale de FinScan inclut :

Le contrôle et la mise à jour des listes de sanctions
Une des exigences les plus fastidieuses et chronophages de la gestion de la conformité réside dans la tenue à jour des listes internes utilisées pour la vérification de clients avec les dernières mises à jour des différentes agences réglementaires. Par exemple, la liste de l’OFAC SDN a été mise à jour 69 fois et la liste HM Treasury 62 fois en 2015 ; aucune de ces listes n’a été actualisée selon un calendrier régulier.

Pour la protection de nos clients, l’équipe de gestion des listes de FinScan contrôle continuellement les sources des listes de PEP et de sanctions fournies par environ 70 gouvernements; nous traitons et intégrons immédiatement tout ajout ou toute modification pour garantir que les fichiers que nous utilisons sont toujours à jour.

La gestion du processus de screening des personnalités liées aux PEP
Le processus de KYC5 et les règlementations telles que le USA Patriot Act ainsi que la 4ème directive européenne sont consommateurs de temps et impliquent de suivre et de vérifier les personnes associées à un client, tels que les partenaires commerciaux ou les membres du conseil d’administration. Ces relations évoluant sans cesse, il est difficile de maintenir à jour les informations relatives aux associés.

L’outil de contrôle des personnalités liées aux PEP permet la saisie simple et organisée ainsi que la mise à jour des informations au sein du référentiel client de FinScan. Ces profils peuvent être extraits et comparés aux listes de conformité sélectionnées en temps réel ou par batch. Les hits potentiels sont transmis à l’outil de Case Management pour examen.

Fichiers clients téléchargeables Les utilisateurs peuvent télécharger des fichiers clients et des listes « d’acteurs business blacklistés » directement via l’outil de case management de FinScan. Les fichiers sont ensuite traités automatiquement par le système FinScan qui vous notifie les résultats via mail.

Re-screening automatique
Un des principaux risques liés aux opérations de vérification de conformité est l’oubli d’une entité sanctionnée qui a été récemment ajoutée à la base de données. Vous pouvez réduire ce risque en augmentant la fréquence de screening des clients. Cependant, les bases de données à haut risque étant quotidiennement mises à jour par les autorités internationales, des vérifications répétées peuvent s’avérer très onéreuses.

Le re-screening automatique de FinScan élimine pratiquement le risque d’oubli suite à un ajout récent, tout en vous soulageant du temps et des dépenses nécessaires liés à la vérification de toute votre liste de clients lors de chaque mise à jour des bases de données. Le re-screening automatique commence par une première comparaison de toute votre liste de clients avec la totalité de la base de données à haut risque. Votre liste clients est ensuite comparée quotidiennement aux nouveaux ajouts de la base de données et seuls vos clients récemment ajoutés sont comparés à la totalité de la base de données, assurant ainsi une sécurité maximale à moindre coût.

Simplification des opérations de revues de détections grâce à l’outil de Case Management de FinScan
Le temps nécessaire à l’examen et à la résolution du grand nombre de faux positifs (souvent générés par des technologies de comparaison moins sophistiquées) peut fortement augmenter le coût des opérations de conformité de votre organisation.

FinScan Hosted minimise non seulement le nombre de faux positifs qui devront être examinés, mais permet également d’économiser du temps et de l’argent en simplifiant le processus d’examen et de correction des correspondances. Dans le cadre de la solution Hosted, vous aurez acces à l’outil unique en ligne de Case Management de FinScan qui vous fournira électroniquement les informations nécessaires pour déterminer les hits qui peuvent être rapidement classées comme « sûrs ». L’outil de Case Management vous permet d’éviter l’analyse fastidieuse, au compte goûte, des documents papiers et donc de passer plus rapidement à d’autres tâches.

De plus, grâce à l’outil Constant Key de FinScan, les dossiers identifiés comme sûrs peuvent être supprimés des suspects potentiels lors des contrôles futurs, augmentant davantage la productivité des équipes, celles-ci ne devant pas examiner et corriger plusieurs fois les mêmes dossiers.

Réduction du temps de revue
En option, la fonctionnalité Compliance Extract vous permet dorénavant d’exclure les dossiers de conformité inactifs lors de l’exportation. Vous pouvez ainsi réduire le nombre de dossiers à comparer, et donc le nombre de correspondances potentielles et donc le temps de revue nécessaire.

Bibliothèque de sources permanentes pour les examinateurs
Les fournisseurs de bases de données à haut risque utilisent des centaines de milliers de sources pour la compilation de leurs listes de suspects et de PEP. Certaines de ces sources, comme les pages internet, sont temporaires et peuvent être supprimées. Ceci peut constituer un problème important pour les examinateurs lorsqu’ils recherchent une détection potentielle.

Pour garantir que la documentation d’origine est toujours disponible pour référence, toutes les informations sont copiées et enregistrées dans une bibliothèque de sources, à laquelle les examinateurs peuvent directement accéder en cliquant simplement sur un lien.

Pièces jointes, suivis de modifications automatisés et rapports sur les opérations de contrôle
FinScan permet aux utilisateurs de télécharger des fichiers PDF, Microsoft Word®, Excel®, etc. Les documents sont conservés dans la base de données sécurisée de FinScan, ainsi que la piste d’audit du client, les données de la liste de conformité et les détails relatifs à l’amélioration des processus de Due diligence6 de votre organisation.

Par ailleurs, afin de répondre aux exigences d’accessibilité et de visibilité des rapports de la part des autorités, FinScan Hosted produit automatiquement un ensemble de comptes rendus et rapports détaillés. Contrairement aux rapports d’audit fournis par de nombreuses autres solutions, qui proposent simplement une liste des dossiers examinés, les fichiers d’audit FinScan incluent le nom de l’examinateur, les informations utilisées pour le processus vérification, les résultats et les motifs de la décision.

C’est prouvé, une solution précise, leader sur son marché
Avec FinScan, votre organisation sera protégée contre tous les cas de non-conformité grâce à notre solution de data qualité et ses capacités de comparaison des données. Ces technologies constituent la pierre angulaire de tous les produits et services d’Innovative Systems Incorporated. Innovative Systems est un leader reconnu sur le marché des solutions de gestion des données client, grâce à la performance et à la précision inégalées prouvées sur des milliers de projets effectués auprès d’institutions financières mondiales depuis 1968.

1 Politically Exposed Person : ou personnes politiquement exposées
2 Master Data Management : la gestion des données référentielles
3 Ressortissants et personnes bloquées par le U.S. Department of Treasury’s Office of Foreign Assets Control Specially Designated Nationals and Blocked Persons (Bureau du département du Trésor américain pour le contrôle des actifs)
4 Financial Crimes Enforcement Network (réseau de lutte contre la criminalité financière)
5 Know Your Customer : connaissance du client


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